Onze aanpak

Belangrijk uitgangspunt voor dit traject was dat, voordat de Online Strategie definitief tot stand zou komen, vooraf alle belangen werden meegewogen, gezamenlijk de discussie werd gevoerd en wensen en eisen rondom online communicatie en de rol en invulling vanuit de verschillende gemeenten en de Gemeenschappelijke Regeling Drechtsteden (GRD) werden benoemd. Iedere gemeente had een ander startpunt wat betreft online: van werken vanuit uitgebreid vastgelegde strategieën tot dagelijks en ad hoc beslissen welke digitale koers gevaren wordt. Vaak was dat afhankelijk van capaciteit en middelen.

Analyse

We haalden input uit alle kennis en initiatieven in de verschillende gemeenten, de parate kennis en beschikbare documentatie. Na een uitgebreide screening en analyse vatten we onze bevindingen samen. We zetten op een rij wat volgens ons goede uitgangspunten waren voor een online strategie, en beschreven de hiaten of ‘gaps’ die wij zagen.

Sessies en uitwerking van de online strategie

Vervolgens gingen we met betrokkenen vanuit iedere gemeente om tafel. In een aantal ‘kadersessies’ bespraken we deze bevindingen en hiaten, en wat volgens ons de juiste opzet was voor een uiteindelijke Digitale Strategie. We hanteerden hierbij een aantal perspectieven die dienden als kapstok: het klantperspectief en het digitaal, organisatorisch en financieel perspectief. Met de groep maakten we keuzes, stelden doelen en durfden te prioriteren, en kwamen zo tot een gezamenlijk gedragen basis voor de strategie.

Daarna gingen we terug naar de tekentafel om het concept uit te werken. In feedbacksessies met dezelfde groep medewerkers bespraken we de inhoud van dit concept. Zo kreeg iedereen de kans om op-en aanmerkingen te maken, en schaafden we net zo lang tot het document naar ieders tevredenheid uitgewerkt was.

Presentatie aan het MT

Na oplevering van de online strategie en het verwerken van feedback van medewerkers van de verschillende organisatieonderdelen, is in het MT Middelen besproken hoe implementatie van de online strategie georganiseerd kon worden. We wilden tot een aanpak komen waarmee iedere gemeente of organisatieonderdeel uit de voeten kon; we wilden voorkomen dat de strategie ‘in de la’ zou belanden omdat het niet voor iedereen van toepassing of haalbaar zou zijn om daadwerkelijk mee aan de slag te gaan. Want: niet iedere gemeente heeft dezelfde capaciteit en middelen – daarom was een maatwerkoplossing de meest wenselijke. We besloten een tweetal sessies te organiseren, waarbij we opnieuw medewerkers uitnodigden om mee te denken over implementatie van de online strategie vanuit hun functie en organisatieonderdeel.

Implementatiesessies

In twee goedbezochte sessies ging iedere gemeente voor zichzelf aan de slag met de aanzet van een plan voor implementatie. Aan de hand van een aantal invulformats en een stappenplan kwam iedere gemeente tot een activiteitenlijst die geschikt en passend was voor de eigen organisatie. De medewerkers waardeerden deze activiteiten op waarde voor de klant en voor de organisatie en op de urgentie, en zetten deze af in de tijd. Zo ontstond er een roadmap voor iedere gemeente. Daarnaast vroegen we hen welke succesfactoren en randvoorwaarden in hun beleving belangrijk waren om deze online strategie goed uit te kunnen voeren. Hiermee definieerde iedere gemeente of organisatieonderdeel een passend actieplan waarmee ze aan de slag kunnen.

Vervolgens maakte Customer Revolution nog een slag op deze roadmaps: we distilleerden een gezamenlijke roadmap waarin we aangaven welke gemeenten waarmee bezig zijn op welk moment, zodat daarop aansturing kan plaatsvinden maar ook samenwerkingen kunnen worden opgezet; gemeenten kunnen dan samen optrekken en van elkaar leren.Daarbij zetten we op een rij welke overkoepelende succesfactoren en randvoorwaarden belangrijk zijn om de online strategie goed te kunnen implementeren; bijvoorbeeld op het gebied van kennis, systemen, mensen, et cetera.

Hiermee lag er een compleet implementatieplan dat kan dienen als input voor een eventuele business case. Het implementatieplan is uiteindelijk voorgelegd aan het betreffende MT. De gemeenten gaan nu zelf verder met de implementatie van de strategie.

Sessie Drechtsteden