De winnaars van dit jaar

De 10 organisaties met de beste intranetten van 2018 zijn (in alfabetische volgorde):

  1. American Medical Association (VS): een organisatie die middelen beschikbaar stelt voor artsen, bewoners en medische studenten
  2. Archer Malmo (VS): een groot, full-service reclamebureau
  3. Capital Power (Canada): een energieproducent
  4. Delta Air Lines (VS): een internationale luchtvaartmaatschappij
  5. eBay, Inc. (VS): een multinationaal handelsbedrijf dat verkopers met kopers verbindt
  6. GSK (VK): een bedrijf dat farmaceutische geneesmiddelen, vaccins en producten voor de gezondheidszorg voor de consument onderzoekt, ontwikkelt en produceert
  7. Maple Leaf Foods Inc. (Canada): een voedselproducent
  8. PKP Energetyka S.A. (Polen): een energiebedrijf
  9. Travelers Insurance (VS): een verzekeringsmaatschappij
  10. UN World Food Programma (Italië): een humanitaire organisatie die honger bestrijdt    

Bij de winnaars van dit jaar werken gemiddeld 13.000 werknemers, waarbij vier organisaties 1.000 werknemers of minder in dienst hebben. Het aantal medewerkers varieerde van 206 bij Archer Malmo tot 260.000 bij Delta Air Lines.

De trend van eerdere jaren, waarbij de ontwikkeltijd van een nieuw intranet steeds korter wordt, zet nog steeds door. Vorig jaar was de gemiddelde ontwikkeltijd 18 maanden, nu is dat 14 maanden. Van 2001 tot 2011 was dat veel langer, namelijk zo’n 4 jaar.

De belangrijkste reden voor deze trend is de inzet van snellere ontwikkelmethoden, zoals agile. Ook wordt het steeds gebruikelijker om een nieuw intranet niet te beschouwen als eindproduct, maar als startpunt van voortdurende monitoring en optimalisatie.

Dé trend onder de winnaars: denk simpel

Vereenvoudiging is het overkoepelende thema voor de winnende intranetten van dit jaar, aldus het rapport. Het geheim? Het negeren van het overbodige en richten op doelen en behoeften van gebruikers. De teams versimpelden hun processen, inhoud en hulpmiddelen.

De inzendingen van dit jaar stonden voor veel vergelijkbare uitdagingen, en kwamen vaak tot overeenkomstige uitkomsten. Ik heb hieruit een selectie gemaakt:

1. Bied een template waar iedereen mee kan werken

Het is belangrijk dat alle medewerkers en afdelingen pagina’s en content kunnen maken, zodat zij informatie met elkaar kunnen delen. Als dat niet makkelijk via het intranet kan, gaan ze zoeken naar andere samenwerkingstools (waardoor ze van het intranet verdwijnen). En dat kan ten koste gaan van de kennis die zij willen delen.

De oplossing? Maak het voor iedereen in de organisatie mogelijk om pagina’s te maken die zowel deel uitmaken van het intranet als onderdeel zijn van de taxonomie, informatiearchitectuur (IA) en zoekfunctie.

2. De cloud is niet meer weg te denken

Intranetteams gebruiken de cloud meer dan in de afgelopen jaren, onder andere vanwege automatische systeemupdates, het wegnemen van fysieke servers en drives, veiligheid, toegankelijkheid van gegevens vanaf elke locatie, en snelle reactietijden.

3. Zorg dat het ontwerp past bij een ‘intranet-in-a-box’-tool of platform

Organisaties staan allemaal voor de keuze tussen het maken van een intranet vanaf nul of het gebruik van een intranetplatform. Sommige teams vonden een platform met veel van de voordelen die ze zochten. Andere teams moesten sommige van hun plannen en hun ontwerp aanpassen aan hun gekozen platform.

Capital Power had bijvoorbeeld een informatiearchitectuur (IA) ontwikkeld, maar moest deze vervolgens opnieuw uitvoeren en de navigatie aanpassen aan het vereiste formaat van Bonsai, de intranet-in-a-box-oplossing die het koos. Maple Leaf Foods maakte in eerste instantie een ontwerp onafhankelijk van hun tool (Office 365), maar moest vervolgens herontwerpen toen er problemen met de uitvoering ontstonden.

4. ‘Mobile-second’

Organisaties weten dat mobiel belangrijk is voor hun werknemers. Alle winnaars hebben al of zijn bezig met het realiseren van mobiele intranettoegang. Toch hebben de meeste winnaars gekozen voor een realistische, praktische benadering van mobiel ontwerp, en zijn zich ervan bewust dat ze moeten werken binnen beperkingen.

Beveiliging op mobiel kan ook een uitdaging zijn. Het responsive intranet van Capital Power werkt bijvoorbeeld op alle apparaten. Maar omdat mobiele gebruikers een twee-factor-authenticatie moeten doorlopen, was het mobiele gebruik lager dan verwacht. Het team is daarom nu op zoek naar een makkelijkere beveiligingsoplossing.

5. Contentstrategie: herschrijf in plaats van overzetten

Bij het maken van een nieuw intranet is het altijd de vraag hoe om te gaan met bestaande inhoud. Veel teams denken na over ontwerp, IA en tools, maar doen niet aan inhoudsaudits, -inventaris en -strategie.

De winnende ontwerpen van dit jaar hebben zich vastgebeten in de vaak overvloed aan bestaande content. Vervolgens evalueerden ze de behoeften en doelen van het ontwerp, de werknemers en de organisatie. Van daaruit hebben ze zorgvuldig bepaald welke inhoud ze moesten bewaren, bewerken, verwijderen, toevoegen of verder onderzoeken.

Veel teams denken na over ontwerp, IA en tools, maar doen niet aan inhoudsaudits, -inventaris en -strategie.

De tactiek van een van de winnaars was om aan afdelingen te laten weten dat ze niet alleen verantwoordelijk waren voor het migreren van hun pagina’s, maar ook voor het onderhouden van iedere pagina die ze migreerden. Als gevolg daarvan hebben de afdelingen 52 procent van de inhoud van de oude site verwijderd.

6. Maak een lanceerplan

Het bouwen van een nieuw intranet leidt niet tot automatisch gebruik ervan. In plaats daarvan hebben veel teams een lanceerplan gemaakt om het nieuwe intranet te promoten en medewerkers voor te lichten over nuttige functies. Na de lancering verzamelden veel teams feedback om zo snel basale verbeteringen te kunnen doorvoeren.

7. Licht en snel

De winnende ontwerpen hebben gestreefd naar snelheid. Gebruikers verwachten dat pagina’s onmiddellijk worden geladen, ongeacht of ze op een computer of een telefoon worden geopend. Als een pagina van een openbare website te langzaam laadt, gaan mensen meestal gewoon weg. Maar bij het gebruik van een intranet kunnen ze vaak nergens anders heen.

Als een pagina van een openbare website te langzaam laadt, gaan mensen meestal gewoon weg.

Dit leidt tot geërgerde en onproductieve werknemers, die support moeten bellen of een collega moeten storen, terwijl ze zelfvoorzienend zouden zijn geweest als het intranet naar behoren had gewerkt.

Trends in intranetfuncties en -eigenschappen

Ook signaleren de onderzoekers enkele trends op het gebied van functies en eigenschappen van het intranet (de zogenaamde feature trends). Ook hier zijn ‘simpel’ en ‘praktisch’ de codewoorden! Een selectie uit de belangrijkste feature trends:

1. Grote kopteksten

Jarenlang was kleine tekst de norm. Tegenwoordig gebruiken veel intranetten grote tekst voor koppen en subkoppen. Grotere tekstkoppen zorgen ervoor dat de paginahiërarchie makkelijker te bepalen is, dan wanneer koppen of subkoppen slechts een beetje groter zijn dan de normale tekst. Ook lettertype en kleur helpen koppen verder opvallen.

2. Bescheiden pagina’s

Ontwerpers willen gebruikers vaak alles laten zien wat ze moeten weten. Dat zorgt vaak voor veel te veel inhoud, waardoor het voor gebruikers moeilijker wordt om te vinden wat ze nodig hebben. De winnaars van dit jaar weerstonden de aandrang om pagina’s tot de rand toe te vullen, en kozen voor het weergeven van alleen de belangrijkste content.

3. Kruimelpaden zijn terug

De winnende intranetten van dit jaar brachten kruimelpaden – die de locatie van de huidige pagina in de IA laten zien – terug en bieden daarmee een handvat om medewerkers te helpen zich te acclimatiseren en te navigeren.

4. Infographics en ander grafisch beeldgebruik

Informatie helder presenteren is een uitdaging voor elke contentprovider. De winnende intranetten lukt dit met behulp van kaarten, pictogrammen, kalenders, grafieken en illustraties. Infographics met rijke illustraties en kleurrijke afbeeldingen maken de inhoud aantrekkelijk voor werknemers en bieden een visuele onderbreking van veelgebruikte tekst en foto’s.

5. Foto’s van werknemers

Bijna alle winnende ontwerpen zijn doorspekt met foto’s van werknemers op het werk. Organisaties zijn zich nog steeds erg bewust van de privacy van gebruikers, maar erkennen tegelijkertijd de waarde van werknemers die zichzelf zien, teamgenoten en collega’s van totaal verschillende groepen die hun werk doen. Het creëert eenheid en verbetert de empathie onder medewerkers.

Een goed intranet is eenvoudig en snel

De boodschap van dit jaar is om het simpel en overzichtelijk te houden bij het ontwerpen van een nieuw intranet. Zorg dat iedereen met je intranet overweg kan, onderzoek de mogelijkheid tot een ‘intranet-in-a-box’-tool, wees je bewust van technische beperkingen en houd je content beperkt. Wees daarnaast niet bang om nog verbeteringen door te voeren als je intranet al live is. Sterker nog: daar leer je het meeste van.

In dit artikel zijn natuurlijk alleen de hoogtepunten aan bod gekomen. Voor nog veel meer inzichten en tips kun je het lijvige rapport zelf aanschaffen. De cases bieden waardevolle inzichten en handvatten om zelf aan de slag te gaan en geven inzicht in alle mogelijkheden die intranet biedt.